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Zur Zeit bin ich mit der Organisation der Werbung fuer unsere Abiturzeitung beschaeftigt. Da es nach uns sicherlich noch viele, viele Oberstufen gibt, die irgendwann auch diesen Weg gehen muessen, schreibe ich meine eigenen Erfahrungen nieder. Auf dass es bei den anderen Stufen klappen moege.

Potentielle Werbekandiaten

Wer ist ein potentieller Werbekunde? Dies ist eine der wesentlichen Fragen, die man sich stellen muss, wenn man Werbung machen will. Es lohnt sich die Abiturzeitungen vergangener Jahrgaenge durchzusehen und sich die damaligen Werber heraus zu schreiben. Ebenfalls von Vorteil ist es sich die Seitenzahlen sowie die Groesse der Werbung zu notieren. Dies macht ein spaeteres Auffinden der Werbung, sollte dies zu irgend einem Zeitpunkt von Noeten sein, leichter. Damit hat man meistens schon den groessten Teil der regionalen Geschaefte abgedeckt. Trotzdem sollte man sich ueberlegen wen die Oberstufe(n) zuvor eventuell vergessen haben koennten. Auch diese Geschaefte sollte man spaeter ansprechen.

Neben den bisherigen Werbern lohnt es sich zu ueberlegen wer noch Werbung machen koennte. Moegliche Werbekandidaten sind auf jeden Fall Firmen, die ein grosses Zielpublikum unter den Jugendlichen haben. Als Beispiel dafuer kann man die Handykonzerne sehen. Ein grosser Marktanteil dieser Firmen gruendet sich auf die Jugendlichen und genau dort werden diese Firmen auch ihre Werbungen plazieren und fragen kostet ja bekanntlich nichts.

Es steht einer jeden Oberstufe natuerlich auch offen Firmen anzuschreiben, die wenig oder gar keine Produkte produzieren, die von Jugendlichen konsumiert werden. Hier darf man sich allerdings nicht zuviel versprechen. Die meisten dieser Anfragen werden unbeantwortet bleiben respektive mit einer Absage enden.

Zuletzt gibt es die Gruppe “Vitamin B”, also die Firmen, zu denen mindestens ein Schueler der Stufe direkten Kontakt hat. Diese Firmen werben meistens aus Solidaritaet zu diesen Personen und nicht weil sie sich besonders viel davon erhoffen. Dennoch kann man auch hier durchaus Geld fuer die Finanzierung der Abiturzeitung verdienen.

Das Werbedossier

Besonders gut bei unserer Werbeaktion ist angekommen, dass wir ein ganzes Werbedossier erstellt haben. Dieses besteht bei uns aus drei Teilen. Zunaechst haben wir einen dreiseitigen, zusammengetackerten Informationsprospekt, in dem wir, folgende Dinge kurz beschrieben haben:

• Wer sind wir? Was fuer eine Schule besuchen wir? – Mit Angaben zum Abiturjahrgang, zu den Schuelerzahlen der gesamten Schule und zu den Orten aus denen wir kommen
• Wer sind die Kaeufer unserer Abizeitung – Mit Angaben zu dem Zielpublikum bestehend aus zumeist Schuelern, Lehrern, Eltern und Freunden
• Zahlen und Fakten zur Abizeitung – Mit Angaben zur Auflagehoehe, dem Format, den Seitenzahlen und der Drucktechnik
• Werbenachweis – Mit dem Angebot eines kostenlosen Werbenachweises (sprich: einer Abiturzeitung)
• Anzeigengroessen, -formen, und -preise
• Kontaktinformationen

Der zweite Teil des Dossies ist ein Formular. Dieses sollte so gemacht sein, dass der Werbende nur noch ankreuzen muss was fuer eine Groesse er will. Weiterhin muss ein Feld fuer die Adressdaten des Werbenden vorhanden sein. Zudem darf man das Feld fuer das Datum und die Unterschrift nicht vergessen. Alles andere, wie beispielsweise die Ruecksendeadresse, sollte schon eingetragen sein. Bietet man dem Werbenden die Moeglichkeit ein kostenloses Belegexemplar und/oder eine Quittung/Rechnung anzufordern, dann sollte dies auch hier zum Ankreuzen vermerkt sein.

Der dritte Teil stellt bei uns ein einzelnes Blatt dar, welches weiterfuehrende Informationen darueber enthaelt, wie nach dem Versand des Formulars zu verfahren ist. In unserem Fall melden wir uns bei der jeweiligen Person auf elektronischem Wege und geben unsere Kontoinformationen bekannt. Wichtig ist auch, dass ihr auf jeden Fall eine eMail-Adresse habt, an die das Werbebild in elektronischer Form geschickt werden kann. Geeignete Grafikformate sind Vektorgrafiken, PNG-Bilder und hochaufloesende JPEG-Bilder. Wir haben ein Minimum von 300 DPI verlangt. Viel weniger sollte es auch nicht sein, wenn es nachher im Druck noch was gleichsehen soll. Dies solltet ihr alles vermerken, damit es nachher nicht zu zeitintensiven Komplikationen kommt.

Kontakt mit den Firmen

Mit dem Werbedossier seid ihr hevorragend geruestet fuer den Kontakt mit den Werbefirmen. Es gilt die Regel: je groesser die Firma, desto besser nutzt man die Post. Besonders bei den grossen Firmen ist es so, dass die Personen, die ueber die finanziellen Mittel entscheiden, oftmals in Meetings stecken und nicht ansprechbar sind, wenn man sie sprechen moechte. Deshalb sollte man hier den Briefverkehr bevorzugen. Heutzutage kann man dafuer ohne Probleme das Internet benutzen. Dann hat man auf jeden Fall den Vorteil, dass man niemanden bei der Arbeit stoert und dass die Werbung auch ziemlich sicher da ankommt, wo sie schlussendlich hin soll. Die notwenigen eMail-Adressen findet man auf den Webseiten der jeweiligen Unternehmen.

Bei kleineren bzw. bei regionalen Firmen hingegen sollte man es bevorzugen persoenlich zu erscheinen. Dies geht meist ohne Voranmeldung und ist relativ unkompliziert. Dadurch zeigt man, dass auch ein kleines Unternehmen wichtig ist und keinesfalls unterschaetzt wird. Dazu ist es natuerlich angebracht in einem geflegten Auesseren aufzutreten und auch die Sprache ein wenig aufzupolieren. Weiterhin ist es wichtig, dass ihr euch genau ueberlegt was ihr sagen wollt. Stottern und viele “aehs” lassen den Eindruck entstehen ihr wisst nicht was ihr eigentlich vemitteln wollt.

Die Werbeemails

In die Werbeemails an die grossen Firmen solltet ihr nicht zuviel Text schreiben. Sagt nur ganz kurz und praegnant was ihr zu bieten habt und haengt dann in den Anhang eurer gesamtes Dossier. Sollte eine Firma ernsthaft Interesse daran haben in eurer Zeitung zu werben, dann wird der jeweilige Bearbeiter auch den Dateianhang aufmachen. Falls nicht wuerde euch eine ellenlange eMail auch nicht viel bringen. Wichtig ist noch, dass ihr auf jeden Fall ein Dateiformat verwendet, dass unter allen Umgebungen gelesen werden kann. PDF ist eines dieser gaengigen Verfahren. Sollet ihr euch damit nicht auskennen rate ich euch zu der Suchmaschine eurer Wahl. Das Internet ist voll mit Informationen darueber.

Protokoll

Besonders praktisch hat sich das Werbeprotokoll herausgestellt, welches wir nebenher gefuehrt haben. In dieses haben wir die Zusagen der werbenden Firmen vermerkt, wie auch ihre Sonderwuensche, den Zahlungseingang, etc. Damit verliert ihr auch bei grossen Mengen an Werbern nicht den Ueberblick. Besonders aergerlich waere das dann, wenn ihr vergesst einer Firma die Werbung in Rechnung zu stellen. Dann seid ihr naemlich schlussendlich die, die auf den Kosten sitzen bleiben.

Wir sind damit ganz gut gefahren – bzw. tun es im Moment immer noch. Ich hoffe bei euch laeuft das genauso gut.
Schreibt mir, falls ihr noch weitere Anregungen habt. Mich wuerde interessieren wie ihr das so gemacht habt/vor habt zu tun.

• Geschrieben am Dienstag, den 22. Januar 2008 um 21:02 Uhr von Fabi
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